Rehberler
Excel tablosundan uygulamaya, adım adım
Ekibine dar gelen Excel dosyasını formları, rolleri ve kendi veritabanı olan bir uygulamaya çevir. Nasıl anlatacağını, verini nasıl taşıyacağını ve ekibe nasıl açacağını öğren.
Kuika AI ekibi4 dk okuma
Bir Excel tablosunu uygulamaya çevirmek için dosyayı Kuika AI’da prompt’una ekle ve onu kimin kullandığını, herkesin ne yaptığını anlat. Kuika AI sütunları, sayfaları ve formülleri okur, çevresinde formlar, listeler ve roller olan bir uygulama kurar ve ona kendi veritabanını verir. Sonra satırlarını bir CSV içe aktarmasıyla taşırsın. Sonuç, dosyanın yapısını korur ama ortak bir dosyanın getirdiği sorunları ortadan kaldırır: üzerine yazılan hücreler, karışan sürümler ve herkesin her şeyi görmesi.
Excel dosyanın uygulamaya dönüşme vakti geldiğini gösteren işaretler
Excel, birkaç kişi aynı dosyaya bağımlı hâle gelene kadar harika bir araçtır. Şunlar oluyorsa taşınma vakti gelmiş demektir:
- İnsanlar birbirinin değişikliğinin üzerine yazıyor ya da kopyalarla çalışıyor.
- Bir “durum” sütunu ekleyip sonra güncellesinler diye insanların peşinden e-postayla koşuyorsun.
- Bazı kişiler yalnızca kendi satırlarını görmeli ama dosya herkese her şeyi gösteriyor.
- Kimin neyi değiştirdiğinin geçmişine ihtiyacın var.
- Biri her hafta bir saatini aynı özeti hazırlamaya harcıyor.
Uygulama bunları formlar, roller, değişiklik geçmişi ve kendi kendine güncellenen raporlarla çözer.
1. Adım: Dosyanın etrafındaki işi anlat
Dosya verini gösterir, süreci göstermez. Başlamadan önce şunları yaz: kim satır ekliyor, kim değiştiriyor, kim yalnızca okuyor ve haftalık rapor neye benziyor.
2. Adım: Dosyayı ekle ve uygulamayı anlat
Kuika AI ana sayfasında prompt kutusundaki ataç simgesiyle Excel ya da CSV dosyanı ekle. Kuika AI her sayfayı ve formüllerin sonuçlarını okur, veriyi bir metin yığını olarak değil, bir tablo olarak anlar. Sonra insanlar ve süreç hakkında kısa bir prompt yaz.
Ekteki Excel dosyasını uygulamaya çevir. Her satır durumu olan bir müşteri siparişi. Satış yeni siparişleri bir formdan girsin, depo durumu Paketlendi’den Gönderildi’ye çevirsin, finans müşteri başına aylık özeti görsün. Dosyadaki sütun adlarını koru ve her durumu kimin ne zaman değiştirdiğini gösteren bir geçmiş ekle.
3. Adım: Planı gözden geçir
Plan modu açıkken Kuika AI birkaç hızlı karar sorar, sonra planı gösterir: ekranlar, veri ve kullanıcı akışı. Özellikle iki şeye bak:
- Veri. Dosyandaki her önemli sütunun bir yeri olmalı. Aynı birkaç değeri tekrar eden bir sütun, örneğin bölge ya da kategori, çoğu zaman kendi listesi olarak daha iyi çalışır.
- Roller. 1. adımdaki her insan grubunun planda olduğundan emin ol.
Değişiklikleri sohbetten iste, sonra Uygulamayı oluştur’a bas.
4. Adım: Satırlarını taşı
- Dosyayı CSV olarak kaydet. Excel ya da Google Sheets’te ihtiyacın olan sekmeyi CSV dosyası olarak kaydet ya da indir. Uygulamada tablo olacak her sekme için bunu bir kez yap.
- Kuika AI’da Veritabanı görünümünü aç ve doldurmak istediğin tabloyu seç.
- CSV içe aktar’ı seç ve dosyanı seç. İlk satırın başlık olup olmadığını söyle.
- Sütunları eşleştir. Tablodaki her sütun için dosyandaki karşılığını seç ya da atla. İlk satırların önizlemesi nelerin yazılacağını gösterir.
- İçe aktarmayı çalıştır. Kuika AI kaç satırın aktarıldığını söyler, sorunlu satırları da listeler, örneğin sayı sütununda metin olması. Dosyada düzeltip tekrar deneyebilirsin.
Önizlemedeki veri yalnızca senindir, tarayıcında tutulur ve sunucuda yedeklenir. Bu da uygulamayı gerçek satırlarla denemek için güvenli bir yer yapar. Test ortamına yayınladığında Test, kendi ayrı veritabanıyla başlar.
5. Adım: Haftalık angaryaları uygulamaya devret
Excel ile yürüyen işlerin içinde çoğu zaman bir rutin saklıdır: Cuma özeti, Pazartesi hatırlatması, aylık dışa aktarma. Uygulamadan bunu yapmasını iste.
Her Cuma 16.00’da finans ekibine bu hafta gönderilen siparişlerin müşteri başına özetini e-postala. Her ayın ilk günü geçen ayın siparişlerini CSV dosyası olarak dışa aktar.
Grafikler ve toplamlar içeren bir dashboard ya da Raporlar görünümünde tasarlanan yazdırılabilir bir PDF raporu da isteyebilirsin.
6. Adım: Paylaş ve Excel dosyasını emekliye ayır
Uygulamayı o dosyayı kullanan kişilere göster. Paylaş’a bas ve linki kopyala. Paylaşım seçeneklerindeki “Açan kişi şununla başlar” ile “Son verilerim” ya da “Boş veri” arasında seçim yaparsın. Her ziyaretçi kendi kopyasını alır, yaptığı hiçbir şey seninkini değiştirmez.
Ekip tek yerde çalışmaya hazır olunca uygulamayı Yayınla menüsünden Test ortamına yayınla. O adresi açan herkes aynı veri üzerinde çalışır. Birinin rakamlara hâlâ Excel’de ihtiyacı varsa Veritabanı görünümündeki CSV indir tabloda gösterilen satırları indirir, zamanlanmış bir dışa aktarma da tam listeyi düzenli olarak gönderebilir.
Sık sorulan sorular
Kuika AI’a Excel dosyası yükleyebilir miyim?
Evet. Dosyayı prompt’una ya da bir sohbet mesajına ekle. Kuika AI formül sonuçları dahil her sayfayı okur, veri hakkındaki soruları cevaplayabilir ya da onun etrafında bir uygulama kurabilir.
Excel’deki satırlar otomatik olarak uygulamaya geçer mi?
Hayır. Eklenen dosya uygulamanın şeklini belirler. Satırları yüklemek için dosyayı CSV olarak kaydet ve Veritabanı görünümünde tablonun üzerinde CSV içe aktar’ı kullan. Orada aktarmadan önce sütunları eşleştirirsin.
Verimi tekrar Excel’e alabilir miyim?
Evet. Veritabanı görünümündeki CSV indir, bir tabloda gösterilen satırları Excel’de açılan bir dosya olarak indirir. Eksiksiz ve düzenli bir dışa aktarma için sohbette Kuika AI’dan zamanlanmış bir dışa aktarma iste.